Kick-off: Sådan forbereder vi flytningen fra Roskilde til Køge

– Det er vigtigt at huske, at vi ikke kun flytter inventar. Vi flytter også mennesker. Og det er måske den største opgave, vi står overfor.

Det var budskabet fra vicedirektør Gitte Fangel, som bød velkommen til kick-off. Der er nemlig stor bevidsthed om, at vi står overfor en stor forandring, der både påvirker arbejdsgange, patienter og følelser.

Derfor var alle dem, der er involveret i flytningen, samlet i Roskilde Kongrescenter torsdag den 29. januar til en eftermiddag med information om den forestående flytning. 

Fuld drift efter fjorten dage

Herefter tog Natasja Wharja Hansen, programchef for Nyt SUH, over og præsenterede planerne for flytteperioden.

Hendes budskab var klart:

– Vi forventer, at alle funktioner er i fuld drift efter fjorten dage.

Det kræver grundig forberedelse, og derfor bliver de kommende måneder brugt på netop det: planlægning, dialog og håndtering af de bekymringer, der naturligt følger med, når man skal flytte arbejdsplads.

Nye rammer giver nye muligheder

Flytningen handler ikke kun om logistik – den giver også anledning til refleksion. Natasja Wharja Hansen opfordrede afdelingerne til at bruge skiftet til at se på kultur og arbejdsgange:

– Flytningen giver mulighed for at kaste nogle ting op i luften. Hvilke vaner og traditioner vil vi tage med til Køge – og hvad kan vi med fordel lade blive i Roskilde?

Efter oplægget fulgte en række indslag om alt fra IT-opsætning og træning til økonomi og HR-processer.

Erfaringer fra Onkologisk Afdeling: De praktiske spørgsmål fylder

Onkologisk Afdeling er allerede gået i gang med deres flytteforberedelser, og chefsygeplejerske Helle Gert delte afdelingens erfaringer.

Hos medarbejderne fylder hverdagens helt konkrete spørgsmål mest:

– Kan jeg få en parkeringsplads? Hvordan passer togtiderne? Og kan jeg nå at hente mine børn?

For at skabe tryghed kommunikerer afdelingen løbende om flytteprocessen. Hver måned laver afdelingsledelsen små film om status, medarbejdernes forventninger og deres bekymringer. Filmene vises på morgenmøder og skaber et fælles udgangspunkt for dialog.

Her spiller mellemlederne en helt afgørende rolle:

– Mellemlederne er rollemodeller. Deres indstilling smitter – og det er dem, der skal lytte, rumme og oversætte processen for medarbejderne, fortalte Helle Gert.

Tre minutter pr. patient

Afslutningsvis gik HCR – Health Care Relocations – på scenen. Det er den virksomhed, som står for selve flytningen fra Roskilde til Køge.

HCR har stor erfaring med hospitalsflytninger og har blandt andet netop gennemført flytningen af Aalborg Universitetshospital. Senior projektleder Anne Gram gav indblik i, hvordan en flytning i den størrelse bliver planlagt og udført.

Hun forklarede, at HCR sørger for alt det praktiske omkring inventaret:

– Vi leverer flytteudstyr som vogne og kasser 24–48 timer før flytningen og afhenter det igen 24 timer efter.

Men det er ikke kun møbler og udstyr, der fylder i planlægningen. HCR øver også nøje, hvordan patienter skal flyttes sikkert og effektivt. Under flytningen i Aalborg lykkedes det f.eks. at holde den planlagte tidsramme på tre minutter pr. patient – samme tidsramme er sat for flytningen fra Roskilde til Køge.